Program FLOTA, zamiast stosu rachunków za paliwo, usługi samochodowe i akcesoria, zapewnia firmom wygodny system rozliczeń, oparty na prostych do księgowania dokumentach, wysyłanych pocztą i udostępnianych bezpłatnie w wersji elektronicznej na portalu flota.orlen.pl.    

Zakupy na karty flotowe rozliczane są na fakturach zbiorczych, wystawionych:

• za okres od 1 do 15 dnia miesiąca - z datą sprzedaży 15-tego dnia tego miesiąca
• za okres od 16 do ostatniego dnia miesiąca - z datą sprzedaży ostatniego dnia miesiąca

Szczegółowe informacje o transakcjach dokonanych przez poszczególnych kierowców na karty flotowe zamieszczane są w załączniku przekazywanym z każdą fakturą zbiorczą
Załącznik do faktury zawiera:

• numery kart flotowych, na które dokonano zakupów
• numery rejestracyjne pojazdów
• nazwy miejscowości i daty transakcji na kartę flotową
• nazwy zakupionych produktów
• ilość i ceny zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług
• wartość (netto i brutto) paliw (towarów i usług)

Załącznik uwzględnia podział floty na samochody osobowe i ciężarowe, co dodatkowo ułatwia firmie księgowanie i odliczanie podatku VAT. Jest możliwość sporządzenia załącznika także według miejsc powstawania kosztów (MPK) podanych przez firmę."

Do każdej wystawionej faktury wszystkim użytkownikom kart FLOTA zalogowanym na portalu flota.orlen.pl udostępniamy elektroniczne zestawienie wszystkich transakcji dokonanych przez flotę w danym okresie rozliczeniowym.

Zestawienie zawiera następujące dane:

• numery kart flotowych, na które dokonano zakupu
• numery rejestracyjne pojazdów
• nazwy zakupionych produktów
• numery i nazwy miejscowości stacji paliw, na których przeprowadzono transakcje
• daty księgowania
• stan licznika pojazdu w momencie zakupu na Kartę Flotową (o ile wymagasz od swoich kierowców podawania stanu licznika pojazdu przy transakcjach flotowych)
• ilość i cenę zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług
• wartość poszczególnych transakcji brutto i ich sumę